Aprende Excel - tablas (profundas) con desplazamiento


Excel es una de la herramientas más potentes y utilizadas en el mundo, y sobre todo en consultoría.

Ser capaces de presentar tus resultados es fundamental para poder progresar en consultoría.


No sé si a ti también te pasa pero, te pasas muchas horas en Excel buceando en datos en tu proyecto y a la hora de poner en valor tus resultados o "findings" te cuesta...

De hecho no conoces una forma sencilla de mostrar la información más relevante sin tener que ir al detalle.


Por eso hoy quiero compartir contigo un caso de uso básico de Excel que he estado utilizando en un proyecto para presentar datos:

  • ¿Cómo crear una tabla “profunda”?


¿Para qué sirve esto?

Para poder crear en un resumen ejecutivo, los resultados que quieras mostrar, top 5, top 10, sin que te consuma mucho espacio en un cuadro de mando.


Si además te interesan los siguientes casos de usos te invito a que profundices en ellos:


Antes de empezar y crear una tabla profunda, me gustaría que tuvieras las bases asentadas:


Teniendo estas bases claras vamos a cubrir cómo crear una tabla profunda con una barra de desplazamiento:

  1. Los datos

  2. Barra de desplazamiento

  3. Vincular datos a la tabla



Paso 1 – los datos


En Excel y casi cualquier proyecto el principio siempre es el mismo… tener datos de calidad y bien ordenados. Para ejemplo vamos a utilizar una tabla en Excel sencilla.


Esta tabla empieza con el valor "Pepe" en la celda "B6", de esta forma podréis copiar directamente las fórmulas para que os funcionen:




Paso 2 – Barra de desplazamiento


Desde el módulo “Developer” insertamos una barra desplazamiento (“scroll bar”):


Nos quedará así:


Ahora nos toca vincular la barra de desplazamiento a nuestro Excel para que cobre vida:

  • Clic derecho sobre la barra

  • Clic en “Format Control…”

En el menú señalaremos nuestro rango de valores

  • Valor actual (current value) lo marcaremos a uno (1)

  • Valores máximos y mínimos según la profundidad de nuestra tabla. En nuestro ejemplo; entre 1 y 10

  • Valor incremental (incremental change) será por cuánto queremos que aumente la tabla con cada clic, pondremos igual a uno (1)

  • Vinculo a celda (cell link); pondremos la celda cerca de nuestra “tabla con datos” al lado de “Position”

Esto hace que cambie el valor de esa celda cada vez que pinchamos en la barra de desplazamiento




Paso 3 – Recoger datos para la tabla profunda


A continuación pegaremos las cabeceras. Además pondremos el orden de los datos, vincularemos la celda “I4” al resultado de la barra de desplazamiento (B3) de esta manera a medida que “se mueva” la barra de desplazamiento, cambiará nuestra tabla.

Además para que todas las celdas aumenten a la vez vincularemos el resto de las celdas, I5 hasta I8:

Para completar la tabla utilizaremos la combinación de INDEX + MATCH:


=+INDEX($A$4:$E$19;MATCH($I4;$A$4:$A$19;0);MATCH(J$3;$A$4:$E$4;0))

  • Rango = nuestra table completa

  • Filas (rows) = vinculamos a la columna “I” para que según cambien el orden en respuesta a la barra de desplazamiento recoja los datos de una u otra fila

  • Columnas (columns) = vincularemos a la cabecera para que recoja de la tabla la columna que nos interesa

Nota: tendremos que utilizar la opción de fijar columnas y filas $$ para que podamos correr la formula, quedando así los resultados:

De esta manera, a medida que “bajas” en la barra de desplazamiento los resultados de la tabla cambiarán dándole la ilusión de profundidad.




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¡Suerte!

Diario del Consultor

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