Gánale al día al menos 3 horas – Guía breve de productividad en 5 pasos



¿Alguna vez te ha pasado que, al acabar el día tienes la sensación de no saber en qué se te ha ido el tiempo? Sabes que has hecho muchas cosas, pero no tienes la sensación de productividad. ¿Cómo vencer esa sensación y ser más productivo?


Puesto que trabajar en consultoría te obliga a trabajar muchas horas, debemos ser productivos si queremos sobrevivir y poder tener una conciliación personal. Es fundamental por tanto, no perder ni un minuto y ser lo más eficientes posible para poder salir a tu hora.


A parte de eliminar distracciones, no hacer multi-tasking, organizar tu día, priorizar, evitar procrastinar, no mirar las redes sociales y numerosas recomendaciones básicas, quiero compartir contigo una técnica que adquirí después de leer y escuchar más de 100 artículos, infografías, y podcasts de productividad.


La idea es simple; registrar a qué actividades dedicas tu tiempo durante el día.



Tras 1 año de uso he ido perfeccionando la técnica para poder compartir con vosotros mi Daily Tracker. Os resumo en esta infografía qué es el Daily Tracker:



¿En qué consiste el Daily Tracker y por qué te regala al menos 3 horas de tiempo al día?

El Daily Tracker no es más que un listado de tareas en el que vamos anotando cada 30-60 minutos a qué dedicamos nuestro esfuerzo y nuestro tiempo. No es recomendable anotar en tiempos menores para no perdernos en el detalle que no aporta. Una vez conoces a qué dedicas tu tiempo es fácil identificar qué tareas te roban esos preciados minutos, por ejemplo una hora en el metro cada día, tres cuartos de hora viendo series, media hora viendo stories de Instagram, etc.


¿Cuáles son las claves para lograr que el Daily Tracker funcione y ganarle al menos 3 horas al día?

El reto para conseguir que funcione el Daily Tracker consiste en tener el hábito de seguirlo y apuntar tus tareas. No es complicado, pero requiere que te comprometas a hacer el ejercicio de apuntar tus tareas durante al menos 1 semana. Para lograrlo, recomendamos ponerte una alarma cada 2 horas que te recuerde anotar tus tareas y a qué le has dedicado el tiempo.

En serio, ponte ahora una alarma y no lo dejes para luego. Se te olvidará y habrás perdido tu tiempo.




¿Cómo utilizo el Daily Tracker?


Lo prometido es deuda, a continuación se explica en 5 sencillos pasos cómo completar el Daily Tracker, y cómo regalarte al menos 3 horas al día.


Paso 1 – Escribe tus tareas

Elabora un listado con todas las tareas a las que dedicas tu tiempo diariamente. Como mencionaba anteriormente no es recomendable hacer bloques de menos de 30 minutos para no perdernos en el detalle. Ni tampoco hacer bloques mayores para evitar ser menos productivos. Si tienes una actividad que te llevará más tiempo, por ejemplo hacer una presentación a cliente, rómpela en trozos menores: definir índice de la presentación, acordar formato de la presentación, realizar la introducción y contexto, etc.


Ejemplo práctico:



Paso 2 – Establece grupos

Una vez hayas completado para una semana completa el listado de tareas, tocará agrupar las tareas en bloques. Los bloques deberían ser MECE y ser suficientemente amplios para incluir las diferentes tareas que hayas realizado durante la semana.


Ejemplo práctico:

  • Bloque TRABAJO CLIENTE

  • Bloque TRABAJO CONSULTORA

  • Bloque OCIO

  • Bloque DEPORTE

  • Bloque HOGAR

  • Bloque TRANSPORTE


Siguiendo con nuestro ejemplo anterior quedaría de la siguiente manera:



Paso 3 – Establece tu día 10

El siguiente paso será establecer tus objetivos diarios/ semanales. Dicho de otra manera, ¿cómo sería tu día perfecto? Ten en cuenta que deberías ser realista y ser sincero según tu situación actual. No puedes ignorar las peticiones de tu cliente o gerente. Tampoco puedes sacar de tu día perfecto ir a trabajar, etc. Se trata de incluir aquellas actividades que te gustaría incluir en tu rutina para hacer tu día más perfecto, desde el punto de vista de la productividad.


Ejemplo práctico:


Mi día ideal, teniendo en cuenta que trabajo en consultoría, sería ser capaz de incluir las siguientes actividades en mi día a día:

  • Deporte (30 minutos)

  • Formación (30 minutos)

  • Blog Diario del Consultor (60 minutos)

Ahora que tenemos un objetivo claro, tocará identificar esas 3 horas prometidas, para encontrar tiempo para incluir esas actividades que harán de nuestro día un poco más perfecto.



Paso 4 – Valor añadido

Para poder identificar las 3 horas prometidas de tiempo, volveremos al ejemplo previamente detallado. Tenemos que identificar, de las actividades enumeradas, cuáles consideramos que han sido una pérdida de tiempo.


Por ejemplo siguiendo el lema;

“Esa reunión podría haber sido un email”


Consideraremos reuniones innecesarias como “Pérdida”. También el hacer el Acta de esa reunión podemos considerarlo “Pérdida”. El transporte, aunque sea para ir trabajar, en mi caso lo considero como “Pérdida” puesto que dificulta hacer alguna tarea productiva.


Ejemplo práctico:


En este ejemplo es posible observar que tenemos un 13% de tiempo perdido en diversas tareas. Esto representa 3 horas al día que estaríamos haciendo tareas que no aportan valor y que podrían invertirse en otras actividades.


Paso 5 – Reemplaza

¿Qué hago ahora que ya tengo identificadas mis actividades de “Pérdida”? ¿Cómo puedo reemplazar esas tareas “Pérdida”?


Lamentablemente, hay varias tareas como por ejemplo ir a esa reunión, de la que no podremos escaparnos con tanta facilidad, pero el objetivo es tratar de tener esta mentalidad (mindset en inglés) de tratar el tiempo como un bien preciado y tratar de no perder el tiempo. Como decía Napoleón, “el espacio podemos recuperarlo, el tiempo nunca”.


Por ello, el primer paso para lograr transformar esas 3 horas (o más) de pérdida, será tratar de incluir actividades de tu día 10. De esta forma estarás más cerca de lograr tus objetivos. En el ejemplo que hemos visto, sin sacrificar horas de sueño, la posibilidad sería transformar las 2 horas de transporte en horas productivas. Por ejemplo, leyendo artículos para mejorar el Blog del Diario del Consultor, ir escuchando podcasts de formación o alguna MasterClass. O en caso de que sea posible, saltarse esa reunión o enviar a otra persona en su lugar.



Como regalo adicional por haber llegado al final del artículo os dejo el vínculo al Excel de Plantilla Daily Tracker donde he incluido además, una representación gráfica de los bloques cubiertos en el ejemplo. Este Excel no está protegido y he dejado las fórmulas para que podáis adaptarlo a vuestras necesidades. Un regalo para ayudaros a ser más productivos y mejores Consultores.


Por último, existen varias apps de productividad (trello, kanba, asana, toggl, etc.). Mi favorita y la que más se asemeja al Excel del Daily Tracker, es Toggle. No sólo es prácticamente igual a la funcionalidad de agregar tareas que hacemos en Excel sino que además es gratuita. Hecho en falta alguna funcionalidad pero es una buena forma de tener el Daily Tracker en el móvil y en el portátil para poder ir marcando las actividades.


Toggle sirve para monitorizar al minuto las actividades y segundos, y requiere mucha disciplina. Por eso recomiendo utilizar esta app únicamente cuándo hayas cogido la rutina de apuntar tareas, darle seguimiento, anotar tiempos, definir claramente lo que te aporta valor de lo que es pérdida de tiempo, y sobre todo cuando tienes la rutina cogida (según qué estudio te guste son 7, 21 o 66 días los que se tarda en desarrollar un hábito). Además Toggle sólo sirve para anotar las actividades que realizas, no tanto para planificar tu día y darle estructura. Aún así, me parece una app muy útil para combinar con el Daily Tracker.



En las próximas semanas publicaré una mega guía de la productividad tras haberme leído prácticamente todos los artículos (+300s) sobre el tema en internet. Suscríbete si quieres ser de los primeros en recibirla.





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