¿Cómo hacer el acta de una reunión?

Actualizado: mar 10

Después de tu primer contacto con el cliente y tras la primera reunión te tocará hacer el acta de la reunión.


¿Qué es un acta?

El acta o minutas de la reunión, es un documento, normalmente en Word que resume los puntos clave de la reunión.


¿Por qué es importante? ¿Para qué sirve?

Las actas, aunque no lo parezca tienen una importancia tremenda pues suele fijar qué se acordó en la reunión, quién dijo qué, y cuáles son los próximos pasos.

Esto tendrá un valor incalculable cuándo ocurran desacuerdos entre el cliente internamente, entre los consultores, o de cualquier tipo.


El poder referirse a que en un acta se acordó XYZ y todos los asistentes estaban conformes, puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso, o una visita del socio del proyecto para tratar de acercar posiciones.


Que un socio se acerque a un proyecto a petición del cliente, es como cuando un profesor te llamaba a su despacho... rara vez es para darte buenas noticias.


Así que, aunque parezca que hacer actas "es cosa del becario", aunque no se revisen tus actas, aunque nadie parezca darles importancia ni las valore; el día que se necesiten revisar, tu trabajo valdrá oro. Por este motivo tendréis que hacer siempre una buena acta.


¿Cómo hacer un acta?

Si habéis seguido las recomendaciones indicadas para tener una buena primera reunión tendréis unas notas perfectas y detalladas de todo lo que se dijo en la reunión y ahora tan sólo tocará poner orden y dar estructura a vuestras notas. Sino habéis seguido las indicaciones tendréis un gran problema para realizar un acta completa, salvo que tengáis una memoria prodigiosa.


El acta como comentábamos en los apartados anteriores es un documento relativamente sencillo (pero importante), ya que tan solo es necesario resumir los puntos más relevantes de la reunión, indicar sus asistentes, detallar los próximos pasos y compromisos... ¿fácil verdad?

No del todo, la dificultad de hacer una buena acta, sobre todo las primeras veces, es lograr hacer un resumen que sea corto, pero que mantenga el detalle y la esencia de la reunión. Para ello os recomiendo leer cualquier guía de cómo escribir mejor (pienso que debería ser un curso según se empieza en consultoría). Por si os interesa, os dejo un libro que se recomienda leer en las consultoras estratégicas. En mí caso, me ayudó a mejorar algún aspecto sobre como estructurar los mensajes de manera más ordenada. El libro es; The Pyramid Principle de Barbara Minto.


Si no os interesa leer el libro, os puede ayudar pensar en bullets a la hora de escribir. Esto es, en vez de escribir un párrafo, dónde es más normal alargarse y no centrar el mensaje, pensad en bullets de 1-2 líneas. Y por supuesto, un bullet por mensaje o idea tratada durante la reunión. Por ejemplo:

  • El Diario del Consultor indicó que las actas deben ser cortas, sencillas, pero mantener la esencia

  • El lector se compromete a llevar siempre una agenda a las reuniones para tomar notas

  • Próximos pasos: a) Consultar formación de cómo escribir mejor; b) Leer al menos 5 veces el acta una vez esté "para enviar"


Como recomendación final, aunque no haya que enviar un acta "formal" al finalizar una reunión, y sin importar vuestra categoría, analista, senior, consultor, associate, gerente, responsable, etc. enviad por email los puntos clave y sobre todo próximos pasos. Esto os dará un gran valor de cara al cliente y podréis lograr un mejor control y dirección del proyecto.


Estructura de un acta


1. Información general

- Fecha de la reunión

- Asistentes

- Versión del acta

- Título del acta, tipo de comité

- Objetivo de la reunión


2. Puntos clave y mensajes principales

- Información sintetizada, clara y concisa

- Los puntos debería ser redactados en orden cronológico en los que sucedieron en la reunión

- Suele ser útil también indicar qué área o persona hizo la afirmación, o quiénes se comprometieron con los puntos, p.e. Clara indicó que la subida a producción se realizará posterior al cierre contable



3. Próximos pasos

- Indicar claramente qué tarea, acción se debe acometer

- Responsable de la tarea

- Fecha en la cual se debe cerrar la acción o tarea. Este punto es fundamental y tendréis que darle seguimiento para evitar desvíos en la planificación y consecución de objetivos.




Diario del Consultor

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