Guía para un plan de proyecto y ¿cómo hacerlo bien?

Actualizado: mar 27


Hoy tu jefe te ha pedido enfrentarte a la temida tarea de hacer un plan de proyecto. Te planteas mil formas de hacerlo y piensas si estarás incluyendo todas las tareas, si el tiempo estimado es correcto, si tendrás sorpresas o riesgos que te retrasen, etc.



¿Cómo hacer un plan de proyecto?


Es normal tener estas dudas las primeras veces que te enfrentes a una planificación, pero verás que con estos pasos para hacer una buena planificación, logramos un resultado que presentarás con orgullo.


Los planes de proyecto suelen ser un componente fundamental de las propuestas (RFPs) o de los seguimientos de proyecto. Sirven sencillamente para definir cuándo estarán realizadas ciertas tareas o entregables. Cualquier planificación de proyecto deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Objetivos y alcance del proyecto

  • Entregables que se esperan de la colaboración

  • Tareas necesarias para elaborar estos entregables

  • Equipo necesitado para ser capaz de ejecutar estas tareas

  • Presupuesto necesitado para ejecutar el plan

  • Riesgos que prevemos y su plan de mitigación

  • Seguimiento propuesto del plan que elaboraremos


Por tanto, ¿cómo hacer un plan de proyecto?

Revisad en el portal de documentación de la empresa por si encontráis información de utilidad. Algunas pautas generales para que os sirvan de guía:


  1. Tendremos que aclarar y consensuar los objetivos y alcance del proyecto. Esto definirá prácticamente todo vuestro plan, entregables esperados, tareas a realizar, equipo necesario y sobre todo el tiempo disponible.

  2. Confirmaremos (si no lo hemos hecho en el alcance) es espacio temporal o duración del trabajo que estés realizando. Esto es fundamental puesto que condiciona el tiempo que tendréis para hacer los entregables. Todos podemos estar 1 semana, 1 mes o 1 año con el mismo entregable. El grado de profundidad será diferente, así que es necesario acotar según el tiempo.

  3. Realizaremos un listado de todos los entregables que se esperan de vuestro trabajo. Los entregables serán el producto final y la materialización de vuestro esfuerzo. Estos entregables pueden ser una presentación final con conclusiones y varios documentos de apoyo (Excel, Word), puede ser un prototipo para que el usuario pruebe una solución, o simplemente un vídeo de una campaña comercial.

  4. Listad todas las tareas que se os ocurran que tendréis que acometer para lograr estos entregables. Os recomiendo que tengáis dos planificaciones, una muy detallada con cada pequeña tarea que se os ocurra, y otra versión para presentar y que resuma los grandes hitos o fases del proyecto. Tener una planificación detallada os ayudará y guiará en cada fase para no olvidar ningún paso. De cara a presentar las tareas, ordenadlas de manera cronológica y en bloques que tengan sentido. Podéis revisar las agrupaciones MECE en este artículo para ayudaros a agrupar de manera más concisa.Si os interesa profundizar, os dejo cómo realizar una planificación en Excel en formato Diagrama de Gantt.

  5. Pensad en el equipo. Según los perfiles, el tipo de proyecto, etc. necesitaréis un equipo u otro. Esto condicionará la velocidad a la que podréis ejecutar las tareas, y por tanto la duración, y además afectará al precio final. No es lo mismo dos recién licenciados ejecutando un proyecto que tendrán menos conocimiento y al principio irán más despacio, que un gerente experto en la materia.

  6. Calculad cuánto tiempo consideráis que tardaréis en realizar estas tareas, sed prudentes y no ajustéis demasiado, ya os recortará vuestro gerente o el cliente. Además, en casi todos los proyectos surgen imprevistos y extras que tendremos que hacer, mejor no tener un plan muy ajustado que no tenga margen de maniobra.

  7. Valorad según el presupuesto que tenga el proyecto, si vuestro plan encaja, es posible que vuestro plan ideal que habéis elaborado esté por encima del presupuesto disponible, así que tocará ajustar tareas, reducir “seniority” del equipo, o eliminar entregables.

  8. Pensad en los riesgos que puedan surgir en el proyecto, si dependéis de terceros, de información clave del cliente, de algún hito que condicione a otros (p.e. disponibilidad de una licencia de software). Y realizad un plan de mitigación para estos riesgos antes de que ocurran. Es una buena señal cuándo como consultor eres capaz de responder a estas preguntas con orden y claridad.

  9. Finalmente, debéis proponer un seguimiento a vuestro plan. ¿Cómo se medirán avances? ¿Qué sucede si hay retrasos? ¿Cada cuándo realizaremos seguimiento? El seguimiento que propongáis y el formato de este debe ser capaz de responder a estas preguntas.


Por último, nos gustaría que tuvierais en cuenta en las planificaciones el problema de paralelizar en exceso. Tened en cuenta la disponibilidad de equipos y sobre todo dependencias con otras líneas y posibles dificultades que os encontréis. Os dejamos un ejemplo de cómo abordar un Benchmark de...







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