5 pasos para cerrar un proyecto con éxito



La presentación de cierre de proyecto tiene como objetivo resumir lo estipulado en la propuesta; los hitos, alcance y logros del proyecto. Suele ser el último entregable y supone la finalización de la relación comercial. ¿Cómo hacer una buena presentación de cierre de proyecto?


Los errores más comunes a la hora de hacer una presentación de cierre de proyecto son:

  1. No revisar la propuesta inicial y olvidar realizar algún entregable o cumplir algún objetivo

  2. No poner en valor el esfuerzo realizado. Resumiendo todas las reuniones, workshops, documentos y material completado durante el proyecto

  3. No incluir próximos pasos y dar por finalizada la relación comercial con el cliente

  4. No hacer un resumen de lecciones aprendidas y analizar errores cometidos

En el artículo anterior cubrimos estos puntos con mayor profundidad.


Entonces, ¿cómo hacemos una presentación de cierre de proyecto con éxito?


(1) Objetivo del proyecto


El primer paso y más sencillo de plasmar son los objetivos del proyecto. Normalmente, y salvo cambios de alcance o enfoque del proyecto, deberían coincidir con los objetivos indicados en la propuesta. La manera más sencilla de realizar esta sección es trasladar los objetivos de la propuesta a vuestra presentación.

(2) ¿Qué hemos conseguido?


Para plasmar de manera correcta en la presentación de cierre lo que hemos conseguido tendremos que separar, los entregables elaborados y el aporte de valor al cliente.


El entregable no es más que un producto final: un inventario, una presentación o una demo que hemos entregado al cliente (de ahí su nombre). El valor aportado es el “para qué” o qué hará el cliente con ese entregable.


Las mejores presentaciones de cierre son las capaces de unir:

Vamos a revisar un ejemplo real para ilustrarlo mejor:

  1. Objetivo: realizar un levantamiento del área de reporting regulatorio para la elaboración de un modelo operativo futuro

  2. Entregable: inventario de reportes enviados al Banco de España

  3. Valor aportado: contar con un inventario de reporting ha permitido el correcto dimensionamiento del modelo operativo. Si tu proyecto lo permite, podrás cuantificar el valor aportado, p.e. reducción en un 10% el ciclo de reporting

Plasmar esto en una presentación de cierre será fundamental para aumentar la satisfacción del cliente. Además facilitará la continuidad de la relación comercial en los próximos pasos. Incluso, puede ayudar al cliente en la venta interna del proyecto.


Una buena forma de plasmar esto en la presentación de cierre es mediante una historia. Contad en orden cronológico cómo ha ido transcurriendo el proyecto, qué pasos se han ido dando y qué hitos se han conseguido. Siempre vinculado a los objetivos, entregables y valor aportado.


Si no conocéis el concepto del “story telling” os recomiendo una lectura rápida a Whoever tells the best story Wins.


(3) Próximos pasos


Uno de los errores más comunes del consultor junior es dar por finalizada la relación con el cliente al terminar el proyecto. En consultoría es muy común la extensión de proyectos y continuar la colaboración con el cliente.


Por tanto, al realizar una presentación siempre debemos incluir próximos pasos. Si os ayuda tratad de responder a las siguientes cuestiones:

  • ¿Cuál sería la próxima fase de proyecto?

  • ¿Qué más queda por hacer?

  • ¿Qué mejoras habéis detectado se podrían abordar?

El objetivo de los próximos pasos es ayudar a nuestro cliente. No se trata de sacar un proyecto “a toda costa”. Sino que el planteamiento busca detallar los próximos pasos para que el cliente pueda continuar con el proyecto. Será nuestro buen trabajo y visión clara la que hará que el cliente quiera contar con nosotros para acompañarle en la ejecución de los próximos pasos.


De hecho, es muy común que estos próximos pasos vayan acompañados de un plan. Ligado a este plan, se suele incluir el coste de ejecución. Asumiendo que seremos nosotros, los consultores, los que ejecutaremos dicho plan. Esto permite a los clientes a cuantificar y poder pensar en el próximo proyecto.

(4) Gestión administrativa


Según vuestro seniority dentro de la consultora es posible que además os toque apoyar en el cierre de tareas administrativas. Por ejemplo, el cobro de facturas pendientes. Según los procedimientos de vuestra consultora vuestro gerente o socio deberá apoyaros para poder dar por cerrado el proyecto de manera interna.



(5) Lecciones aprendidas


La mejor manera de aprender y evitar “tropezar dos veces con la misma piedra” es hacer una reflexión al finalizar el proyecto. Si vuestro socio o gerente no propone esta sesión, tomad la iniciativa. Esta proactividad será bien vista por vuestros mayores.


El objetivo es tratar de detectar qué errores cometisteis, qué podríais haber hecho mejor, o diferente. No se trata de culpar o responsabilizar a nadie del equipo, lo que buscamos es mejorar como equipo y como consultora. Buscamos identificar la mejor manera de ejecutar proyectos similares.


Un aspecto fundamental en consultoría es el conocimiento en otros clientes y proyectos. De hecho, muchas propuestas se ganan gracias a las credenciales aportadas por la consultora. Por tanto, si haciendo una reflexión de tus errores y lecciones aprendidas, eres capaz la próxima vez de hacer el proyecto más rápido y mejor que tus competidores, tendrás un valor claramente diferencial como consultor.


Por último, puesto que el cierre de proyecto suele realizarse vía una presentación, tendrás que crear una presentación con impacto. Si tienes dudas sobre cómo hacer presentaciones atractivas en consultoría, te dejo un artículo para ayudarte en la elaboración de material más sexy.


Diario del Consultor


¿Te ha gustado el artículo?

Subscríbete a la newsletter semanal y recibe en exclusiva nuevos consejos y lecciones aprendidas para ayudarte a ser mejor consultor.

Te aseguramos que tu email no será compartido con terceros ni tampoco te enviaremos spam.

Una web de Álvaro San Juan

DiariodelConsultor © 2023

Política de Privacidad