¿Cómo gestionar las reuniones para que sean efectivas?

Actualizado: hace 2 días



Las reuniones en consultoría son uno de los recursos más efectivos para recoger información de nuestros clientes, presentar información o revisar avances. El tiempo de nuestros clientes es un bien muy preciado, y por eso en consultoría las reuniones han de ser reuniones efectivas.


Después de unos meses en el proyecto empiezas a liderar tu línea de trabajo y a ser autónomo. Una de las grandes responsabilidades es empezar a preparar y liderar reuniones (esperemos que sean reuniones productivas).


Hay muchas formas de gestionar reuniones presenciales según el tema, audiencia, número de personas que asistan, su seniority, etc. Sin embargo, hay varias pautas comunes para hacer que la reunión fluya y sea más efectiva.


Os dejamos 4 pasos para ayudaros en la gestión de reuniones en consultoría:



1. Logística

¿Qué entendemos por logística de una sala? Al final esto son los temas "materiales" de la reunión, por ejemplo; material a presentar, la sala en sí, el apoyo audiovisual que vayas a necesitar para hacer tu "delivery" más eficiente, etc. Algunas pautas de ayuda:

  • Si vas a presentar o proyectar material prepara la sala, esto es, llega 15 minutos antes para conectar el proyector, comprobar que puedes utilizar el HDMI, que no hace falta adaptador, conectar tu ordenador, abrir la call si alguien se une por teléfono, comprobar que se ve bien tu presentación. Muchas veces los colores de los proyectores no son del todo finos.

  • Imprime el material necesario el día de antes, así evitarás que la impresora no funcione, se haya quedado sin tinta, etc. Mejor prevenir que curar.


2. Agenda

Es frecuente asistir a reuniones en las que no está claro el objetivo ni los temas que van a tratarse. Es nuestro trabajo como consultores aportar orden y facilitar la vida a nuestros clientes. Sobre todo, que cuánto más eficientes seamos en las reuniones, menos tiempo requeriremos de nuestros clientes, como experimentaréis suelen tener mucho trabajo en su día a día.


Por este motivo, es importantísimo enviar la agenda y objetivo de la reunión antes de la misma. Si lo consideráis oportuno, se puede imprimir la agenda para guiar la reunión. Incluso, si durante la reunión se deriva a otros temas no presentes en la agenda, educadamente indicar que eso no es objeto de la reunión y se tratará una vez cubráis la agenda.


Si no, y ocurre con frecuencia, necesitaréis mantener otra reunión ya que alguien os habrá "robado" la reunión y guiado hacia otros temas.



3. Asistentes

Los asistentes suele ser la parte más sencilla de acertar en una reunión puesto que será el equipo del cliente con los que trabajéis. Lo que es más complicado es conocer a tu audiencia. Al final buscas generar una emoción, o buscar una acción en tu audiencia, y para eso necesitas conocer muy bien qué piensa cada persona que asista a la reunión, qué dudas se le van a ocurrir sobre tu material, qué objetivos profesionales tienen, qué grado de resistencia tienen a tu proyecto, o hacia ti (como consultor/a).


Ser capaz de tener todos estos aspectos sobre tu audiencia identificados y controlados, hace que algunas personas sean verdaderos maestros de las reuniones.



4. Temática/ Contenido

El contenido es el corazón de la reunión, tendrás que llevarlo bien preparado para poder centrarte en tu audiencia según lo comentado en el punto 3. El tipo o formato de contenido dependerá de la temática. En Amazon, Jeff Bezos ha propuesto que se envíe un info memo en Word con el contenido a tratar de la reunión en vez de permitir una ppt al uso. Esto supuestamente ha tenido una mejora importante en la productividad de la empresa.


Así que definid vosotros qué encaja mejor en vuestra reunión y cliente, para definir el contenido que mejor se adapte a las necesidades.



Por último, como consejo adicional, según vayan llegando asistentes a la reunión, hablad con ellos, sobre todo si no los conocéis. A parte de generar rapport con el oyente, os puede abrir oportunidades en otras áreas, o entender mejor qué preocupa a vuestro cliente.


Espero que con estos 4 sencillos consejos hagas que tus reuniones sean más exitosas.


¡Suerte en vuestras reuniones!




Diario del Consultor


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